Kuinka kirjoittaa parempia sähköposteja

Disclosure: Tukisi auttaa pitämään sivuston toiminnassa! Ansaitsemme lähetysmaksun joistakin tämän sivun suosittelemista palveluista.


Kuinka kirjoittaa parempia sähköposteja

Aina tuntuu viettävän puolet päivästä vastaamalla sähköposteihin?

Tämä tunne saattaa olla lähempänä totuutta kuin luulet: Keskimääräinen työntekijä viettää 13 tuntia viikossa lukemalla, hallitsemalla ja vastaamalla sähköposteihin. Tämä tarkoittaa, että voisit viettää lähes kolmanneksen koko työviikosta sähköpostitse!

Kokeile seurata päivittäin sähköpostissa viettämääsi aikaa, ja olet todennäköisesti järkyttynyt siitä, kuinka paljon se maksaa sinulle.

Mutta sähköpostissa vietetyn ajan vähentäminen ei ole niin helppoa. Sähköposti on loputon taistelu; näyttää siltä, ​​että jokaisesta poistetusta tai arkistoidusta sähköpostiviestistä tulee vielä 10 uutta ponnahdusikkunaa paikalleen. Ja vaikka onnistutkin pääsemään postilaatikkoon nollaan, voit luottaa siihen, että se on jälleen täynnä seuraavana aamuna.

Kaikkien tarvitsemiesi sähköpostihäiriöiden tilaaminen on helppoa (tallenna uutiskirjeitä, loputtomia sosiaalisen verkoston päivityksiä, blogi-tilauksia), mutta ne ovat usein vain pieni osa sähköpostistamme..

Nykyään monet meistä käyttävät sähköpostia ensisijaisena viestintämuotona – varsinkin kun olet verkkovastaava ja harjoitat yritystäsi verkossa. Sähköposti on ihanteellinen viestinnän muoto: se vähentää kokouksia, säästää paperia ja luo tietueen jokaisesta keskustelusta. Kun yrität vähentää yritys- tai työsähköpostia, saatat olla kauhistunut siitä, että suurin osa niistä on todella välttämätöntä tai ainakin parempia kuin vaihtoehto.

Mutta prosessin virtaviivaistamiseen on tapoja, jotta voit palauttaa takaisin joitain näistä arvokkaista 13 tuntia viikossa.

Kuvitteletko kuinka paljon aikaa voisit säästää, jos jokainen vastaanottama sähköposti rajoittuisi viiteen lauseeseen? Tai ainakin, jos jokaisella aihealueella kerrottiin tarkalleen, mitä sähköposti sisälsi?

Katso lisää alla olevia vinkkejä siitä, kuinka sähköpostiisi voidaan hallita tehokkaammin, ja sinusta tulee shokki kuinka paljon aikaa voit säästää..

WIHT - Kuinka kirjoittaa-paremmin-sähköposteja

Kuinka kirjoittaa parempia sähköposteja

Maailmanlaajuisesti vuonna 2013 oli arviolta 3,9 miljardia sähköpostitiliä. Suurin osa päivittäisistä sähköposteista tulee yritystoiminnasta, joka vastaa yli 100 miljardia sähköpostiviestiä, jotka lähetetään ja vastaanotetaan päivittäin. Koska liike-elämässä vallitseva viestinnän muoto on tärkeä osata käyttää sitä tehokkaasti.

Mitä sähköpostiosoitteesi sanoo sinusta

Miljardien muukalaisten Internetissä sähköpostiosoitteesi on henkilöllisyytesi.

  • Tavalliselle ihmiselle ei ole mitään vikaa:
    • Kiinni samaan sähköpostiosoitteeseen vuosikymmenien ajan.
    • Käyttämällä tavallista ilmaista sähköpostiosoitetta osoitteesta:
      • AOL®
      • Gmail®
      • Hotmail / Liven®
      • Outlook
  • Pienyrityksen omistajalle on tärkeää, että otat vakavasti huomioon sähköpostiosoitteesi omalla verkkotunnuksellasi.
    • Aseta Gmail omalle verkkotunnuksellesi Google Apps for Business -sovelluksella.
      • Rekisteröityessäsi täytät tietosi ja valitset:
        • “Käytä jo omistamaa verkkotunnusta.”
        • Kirjoita verkkotunnus.
      • Luo tili. Hyväksy ehdot ja kirjaudu sisään.
        • Esimerkki: [Email protected]
      • Aloita verkkotunnuksen varmentamisprosessi “Käynnistä asennus” -painikkeella.
        • Noudata näytön ohjeita vahvistaaksesi verkkotunnuksesi.
      • Vaihda MX (sähköpostipalvelimet) Googlen palveluiksi.
        • Googlella on ohjeet useille verkkotunnusten isäntäyrityksille. Jos omaasi ei ole luettelossa, valitse Muu.
        • Kysy isäntältäsi saadaksesi apua tarvittavien tietojen hankkimiseen, jos et ole varma miten se tehdään.
        • Google tarjoaa vaiheittaiset ohjeet, jotka auttavat sinua myös prosessin läpi.

Mitä sähköpostisi sanovat sinusta

  • Aihe: Pidä aiheet lyhyinä ja kohtaan.
    • Käytä loogisia avainsanoja aihealueilla.
    • 35% sähköpostin vastaanottajista valitsee, avataanko sähköpostiviesti yksinomaan aiheen perusteella.
    • esimerkkejä:
      • Yrityksesi nimi -tilin tila
      • Nimitys tohtori Kleinille 8. kesäkuuta
      • Lasku kesäkuulta 2014, YhtiöNimi
    • Sano mitä sähköposti tarkoittaa tai kirjoita houkutteleva rivi rohkaistaksesi jotakuta avaamaan sen.
  • Sisältö: Olet päässyt melko pitkälle, jos olet saanut jonkun avaamaan sähköpostisi, joten älä pilaa sitä huonolla sisällöllä.
    • Pidä sähköpostit lyhyinä ja suorana.
      • 47% sähköpostista avataan mobiililaitteella.
      • 30% kuluttajista lukee nyt sähköpostia vain mobiililaitteella.
      • 68% Yahoo®- ja Gmail®-sähköpostiviesteistä avataan mobiililaitteella.
        • Pienemmät näytöt vaikuttavat luettavuuteen.
      • Älä sano enemmän kuin sinun täytyy sanoa.
        • Nyrkkisääntönä on noin 150 sanaa.
        • Tarkista sähköpostiviestisiimonc.es
          • Tämä pitää sähköpostisi enintään viidessä lauseessa.
        • Sähköposti vie 28% työntekijän ajasta päivän aikana, joten se on toiseksi eniten aikaa vievä toiminta.
          • Keskimääräinen yrityksen työntekijä lähettää ja vastaanottaa 105 sähköpostia päivässä.
    • Kirjoita tiiviisti, asianmukaisilla kieliopeilla.
  • Allekirjoitus: Tämä on liitetty kaikkien lähettämiesi sähköpostiviestien alaosaan. Sisältää:
    • Sinun nimesi
    • Sinun asemasi
    • Yhteystietosi
      • Osoite
      • Puhelinnumero
      • Työaika
      • Sosiaalisen median yhteystiedot

Vinkkejä parempiin sähköposteihin

  • Vastaa nopeasti.
    • Sinun ei tarvitse elää ja kuolla sähköpostilaatikkosi vieressä, mutta kun jokin on tärkeää, älä anna sen istua sähköpostilaatikossasi liian kauan.
      • Tavoitteena 24 tunnin vastauskäytäntö.
    • Jos tarvitset enemmän aikaa ongelman ratkaisemiseen, on kohteliasta lähettää pikaviesti takaisin.
      • Esimerkki: “Vastaanotin sähköpostisi; Työskentelen sen parissa ja vastaan ​​tarkemmin myöhemmin. Kiitos!”
  • Lue uudelleen ennen lähettämistä. Kahdesti.
    • Tämä auttaa sinua saamaan kirjoitusvirheitä ja varmista, että olet käsitellyt kaiken.
      • Oikeinkirjoituksen tarkistaminen ei aina riitä.
  • Kirjoita kunnioittavalla äänellä.
    • Älä käytä hymiöitä, paitsi jos tunnet henkilön erittäin hyvin ja tiedät, että voit käyttää rentoa tyyliä.
    • Vältä kirjoittamasta vain kuinka puhut.
      • Käytä muodollista ääntä.
  • Ole tietoinen vastauksista kaikille, CC: lle ja BCC: lle. Varmista, että lähetät viestin vain ihmisille, jotka aiot vastaanottaa sen.
    • Käyttää Vastaa kaikille kun:
      • Yritetään perustaa tapaaminen muutaman ihmisen kanssa, ja kaikkien on tiedettävä kaikkien muiden saatavuus.
        • Vältä Vastaa kaikille -sovellusta kertoaksesi ihmisille, mitä olet tekemässä.
        • Älä käytä tätä ominaisuutta, ellei ehdottomasti tarvitse niin monien mielestä, että se on ärsyttävää ja liikaa käytettyä.
          • Monet ihmiset vastaavat kaikkiin vastauksiin, joten kaikki ketjussa olevat viestit menevät kaikille tukkeuttamalla sähköpostilaatikoita.
    • Käyttää CC kun sinun täytyy sanoa “FYI”.
      • Kun otat jonkun vastaan, et odota heidän tekevänsä toimia. Kerroit heille vain mitä tapahtuu.
    • Käyttää BCC kun:
      • Lähettämällä joukkolähetystä et halua, että kaikkien sähköpostiosoitteet näkyvät Vastaanottaja- tai CC-rivillä
    • Jos käytät BBC: tä sähköpostissa, älä koskaan käytä vastaa kaikki -toimintoa.
  • Lähetä muistutuksia.
    • Sähköpostit katoavat, haudataan ja poistetaan vahingossa.
    • On hyvä lähettää nopea muistutus, jos vastaanottaja ei ole vastannut kohtuullisessa ajassa.
      • Vastaa lähettämääsi alkuperäiseen sähköpostiviestiin.
        • Esimerkki: “Hei, seuraan vain varmistaakseni, että olet saanut viimeisen sähköpostiviestini. Kerro minulle, jos sinulla on kysyttävää. Kiitos!”
      • Jos ongelma ei palaa, odota koko viikko ennen muistutusviestin lähettämistä.
  • Aloita uusi aihepiiri, jos sähköpostikeskustelut alkavat käydä liian kauan.
    • Voit muokata aiheriviä ennen viestin lähettämistä.
    • Jos keskustelu muuttuu, aiheen tulisi muuttua luonnollisesti sen mukana.
  • Älä viesti yli.
    • Jos odotat sähköpostiviestisi tarvitsevan paljon edestakaista viestintää, on parasta kääntyä pikaviesteihin (IM) tai puhelimeen.
    • Sähköposti ei ehkä ole niin turvallinen kuin haluat, joten älä kirjoita mitään sinne, josta et halua tulla julkiseksi.

Kun et voi puhua kasvokkain, sähköposti puhuu paljon siitä, kuka olet. Varmista, että lähetät oikean viestin viesteilläsi.

Lähteet

  • Sähköpostitilastoraportti, 2013-2017 – radicati.com
  • Mitä sähköpostiosoitteesi sanoo sinulle? – uutiset.yahoo.com
  • Asenna Gmail omalle verkkotunnuksellesi – coffeecup.com
  • Asenna MX-tietueet – support.google.com
  • 15 Sähköpostitilastot, jotka ovat muotoilemassa tulevaisuutta – belieceandconvert.com
  • Äärimmäinen matkaviestintilastojen yleiskatsaus – emailmonday.com
  • Sähköposti vie 28% työntekijöiden ajasta – mashable.com
  • five.sentenc.es – five.sentenc.es
  • 5 helppoa tapaa kirjoittaa parempia sähköposteja – inc.com
  • 7 vinkkiä parempien sähköpostien kirjoittamiseen – insidehighered.com
  • Tehokkaiden sähköpostien kirjoittaminen – mindtools.com
Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map