Asana, yksinkertaisin tapa hallita etätiimiä

Disclosure: Tukisi auttaa pitämään sivuston toiminnassa! Ansaitsemme lähetysmaksun joistakin tämän sivun suosittelemista palveluista. Kuinka hallitsemme etätiimiä Asanan kanssa


Onko sinulla ongelmia kirjailijaryhmän johtamisessa tai suurten hankkeiden koordinoinnissa verkkosivustosi eri osissa? Nämä ovat asioita, joita käsittelemme jatkuvasti WhoIsHostingThis.com-sivustossa, koska tiimimme on hajallaan ympäri maailmaa.

Työskentelemme useiden suurten hankkeiden kanssa frenettisessä tahdissa. Seurauksena on, että käytämme paljon työkaluja auttaaksemme meitä estämään liu’uttamista kaaokseen. Tässä sarjan ensimmäisessä artikkelissa aiomme keskustella yhdestä tärkeimmistä käyttämistämme työkaluista: Asanasta.

Olemme yrittäneet sähköpostien avulla hallita projektejamme, mutta jopa edistyneillä ominaisuuksilla, kuten suodattimilla, kaikista pienimmistä projekteista tulee nopeasti hallitsemattomia. Halkeamien läpi kaatuneiden tietojen lisäksi voi olla melkein mahdotonta löytää vanhaa tietoa tehtävästä. Mitä piti tehdä? Milloin sen piti valmistua? Jopa kuka työskenteli sen parissa!

Se mitä pienin ryhmä tarvitsee, on jokin tapa organisoida projekteja ja niitä muodostavia tehtäviä. Ja siihen me käytämme Asanaa. Sen avulla voimme pysyä raiteilla eikä kuluttaa aikaa projektien triviaalien näkökohtien hallintaan.

Mikä on Asana?

asanaAsana on verkkopohjainen tiimiyhteistyö & projektinhallintasovellus.

Asana on verkkopohjainen projektinhallinta- ja viestintäsovellus, jonka avulla voimme leikata kaiken kyseisen sähköpostihäiriön asettamalla tehtävät ja keskustelut yhteen.

Asanan avulla voimme seurata kaikkia projektejamme ja tehtäviämme, osoittaa ne ryhmän jäsenille, tarkistaa ne, jakaa niihin liittyviä tiedostoja ja kommentteja ja paljon muuta. Esimerkiksi kun tehtävä luodaan, se osoitetaan tietylle ryhmän jäsenelle. Mutta muut ryhmän jäsenet ovat osa tehtävää, ja ideoita vaihdetaan edestakaisin. Joissain tapauksissa tehtävä muuttuu alkuperäisestä käsityksestään. Mutta kaikki nämä tiedot dokumentoidaan tehtävän kanssa niin, että ketään ei sekoiteta. Ja kuka tahansa voi tarkistaa tehtävän tilan ja nähdä miten se menee. Ilman tällaista järjestelmää johtajan, joka ei suoraan osallistu tehtävään, olisi tuhlattava eri ihmisten aikaa selvittää mitä tapahtuu; Asanan kanssa heidän on vain katsottava tehtävää.

Työn helpottamisen ja tuottavuuden lisäämisen ansiosta Asanaa käytetään laajalti yritysmaailmassa. Jotkut sen isoista käyttäjistä ovat United Way, Dropbox, Pinterest, Uber, AirBnB. Ja tietysti WhoIsHostingThis.com!

Miksi käytämme Asanaa??

Sähköpostiä ei vain ollut tarkoitettu projektinhallintaan. Kun yrität organisoida ryhmän ja määrittää tehtäviä sähköpostitse, asioilla on taipumus eksyä, kommunikoida väärinkäytöksillä ja epäjärjestyksessä. Tiimin jäsenet voidaan helposti jättää pois silmukasta, ja kenen tahansa on vaikea nähdä isompi kuva.

Mutta ongelma ei ole vain sähköposti. Itse asiassa sähköpostilla on se etu, että se dokumentoidaan. Ihmiset päättävät usein puhelut ja yrityskokoukset, joissa on hyvin erilaisia ​​ideoita siitä, mitä on tehtävä. Asanan kanssa jokaisessa tehtävässä on kuvaus. Se itsessään auttaa napaamaan mitä on tehtävä. Asanan helpottama viestintäprosessi tekee väärinkäsityksistä kuitenkin vähemmän yleisiä ja helpommin havaittavissa.

Asana ei ole yksin

Asana ei tietenkään ole ainoa siellä oleva projektinhallintasovellus. Mutta Asana on valittu työkalumme, koska se sopii tapaan, jolla työskentelemme. Se toimii meille, koska se tarjoaa tarvitsemamme ominaisuudet käyttäjäystävällisellä tavalla. Siinä yhdistetään tiimiviestintä, projektinhallinta ja monet muut työkalut yhdessä tuotteessa. Autamme meitä pitämään kaiken yhdessä yhdessä paikassa.

Ja kuten olemme keskustelleet, saamme yhdellä silmäyksellä hyödyllisen korkean tason yleiskuvan kaikkien projektiidemme edistymisestä:

Asana näyttää mitä olet tehnyt ja mitä on vielä tehtäväAsana näyttää mitä olet tehnyt ja mitä on vielä tehtävä.

Kuinka Asana toimii?

Tämä on Asana-tehtävä blogi-viestistä, jota luet nytTämä on Asana-tehtävä blogi-viestistä, jota luet nyt.

Asana käyttää työtiloja, projekteja, osioita ja tehtäviä pitääksemme meidät järjestäytyneinä ja tiimimme työskentelemässä yhdessä.

Työtilat ovat täysin erillisiä projekteja. Ne voivat olla erilaisia ​​verkkosivustoja tai julkaisualustoja. Emme käytä useita työtiloja Asanassa, koska olemme keskittyneet yhdelle verkkosivustolle ja yhdelle alustalle. Mutta tämä on erittäin tärkeä osa ohjelmaa monille yrityksille. Ja jonain päivänä voimme käyttää tätä osaa Asanasta, koska kasvaa jatkuvasti.

Perustimme työtilamme useita projekteja. Nämä liittyvät sivustomme eri osiin: Hosting-arvostelut, kuponkisivut, Vertaa hosting -palvelua, tämä blogi ja paljon muuta. WhoIsHostingThis.com on laaja verkkosivusto, ja meillä olisi erittäin vaikea hallita sitä, jos emme pystyisi jäsentelemään sitä koskevaa työtämme näihin projekteihin.

Projekteissa voi olla myös osioita. Esimerkiksi resursseissamme on eri osiot erityyppisille resursseille: ohjelmointi, lopulliset oppaat ja niin yksi. Tai suuressa e-kirjastojen julkaisuprojektissa voi olla osioita jokaiselle vaiheelle (kuten suunnittelu, kirjoittaminen, muokkaaminen, julkaiseminen) ja yksittäisiä tehtäviä, kuten ääriviivan tai jokaisen erillisen luvun kirjoittaminen, toimittajan löytäminen, kannen suunnittelu ja kaikki muut e-kirjan luomiseen liittyvät asiat.

Useimmille joukkueen jäsenille tehtävät ovat siellä missä toiminta on. Tehtävissä voi olla määräaikoja, ne voidaan osoittaa yhdelle tai useammalle henkilölle ja ne voidaan tarkistaa, kun ne on suoritettu. Voit myös luoda alitehtäviä jakaa tehtävän pienempiin osiin tai määrittää tehtävän eri osat eri ihmisille. Käytämme tehtäviä esimerkiksi yksittäisiin viesteihin, sivuihin tai muuhun sisältöön, kuten tähän blogin viestiin, jota luet nyt.

WhoIsHostingThis.com -projektisivuWhoIsHostingThis.com -projektisivu.

Asanan tehokas käyttö

Näin hyödynnämme Asanaa parhaiten:

  • Jaa ohjeet tiimimme kanssa. Pyydämme esimerkiksi, että kaikki tehtäviä koskevat keskustelut käydään nyt Asanalla sähköpostin sijasta ja että meillä on säännöt siitä, kuka vastaa tehtävien luomisesta ja osoittamisesta.
  • Gmail-suodattimien avulla voit järjestää Asanan sähköpostiviestejä: ensin joukkueen jäsenet luottavat Asanan sähköpostien integrointiin pysyäkseen asioiden päällä. Se auttaa luomaan suodattimen Asanan sähköpostiviestien merkitsemiseksi, jotta ne eivät ryhmittele postilaatikkoasi.
  • Kannusta ryhmän jäseniä perehtymään käteviin Asanan ominaisuuksiin, kuten pikanäppäimiin, seuraamaan tehtäviä, joille heille ei ole osoitettu, linkittämistä tehtävien sisällä jne..
  • Suurin osa ryhmämme jäsenistä käyttää Asanan sovelluksia Androidille tai iOS: lle työskennellessään liikkeellä ollessa.
  • Pyydä ryhmän jäseniä synkronoimaan Asanan määräajat Google-kalenteriinsa tai iCalendariin pysyäkseen järjestetyinä ja aikataulussa.

Muutaman pikanäppäinten oppiminen voi tehdä Asanasta entistä hyödyllisemmänMuutaman pikanäppäinten oppiminen voi tehdä Asanasta entistä hyödyllisemmän.

Jälkisana: päivä elämässä

Tässä on muutama miehistömme lausunto antaaksesi sinulle kuvan siitä, kuinka Asanaa todella käytetään.

toimittaja

Ensisijainen vastuuni on pitää kaikki kirjailijat kiireisenä. Asana tekee tämän prosessin helpoksi, koska näen tarkalleen, mihin tehtävään kukin heistä työskentelee. Tämän avulla voin pitää heidät täysin varustetuina uusien asioiden tekemisessä, jotta ei olisi seisokkeja yhden tai useamman tehtävän suorittamisen jälkeen.

Saan jatkuvan projektivirran, jota käytän Asanan tehtävien luomiseen. Asetin määräajat heille ja osoitan ne sitten kirjoittajille heidän taitojensa ja saatavuutensa perusteella. Jos kirjoittajalla on kysymys tai idea, hän lisää sen tehtävään, ja minulle ilmoitetaan siitä automaattisesti. Toisaalta, jos minun on lisättävä selvennys tai annettava vähän rohkaisua, voin tehdä sen ja tiedän, että kirjoittaja näkee sen.

Kun kirjoittaja on suorittanut tehtävän, he osoittavat sen minulle. Sitten muokkaan sitä. Harvoissa tapauksissa minun on lähetettävä se takaisin kirjoittajalle muutoksia varten. Mutta suurimman osan ajasta julkaisen asiakirjan. Sitten annan sen suoralle esimiehelleni, joka toimii viimeisenä sisällön tarkistuksena ja merkitsee tehtävän loppuun.

Asana todella helpottaa elämääni. Missä tahansa vaiheessa on käynnissä kymmeniä tehtäviä, enkä yksinkertaisesti pystynyt pitämään sitä kaikkea järjestäytyneenä. Asanan kanssa mikään tehtävä ei eksy. Ja kaikki on täysin dokumentoitu, jos ongelmia syntyy koskaan.

Kirjailija

Freelance-kirjoittaminen voi olla vaikeaa vain johtotasolla. Työskentelen yleensä viidestä kymmeneen projektiin kerralla. Asanan kanssa tiedän aina, mitä minun on tehtävä – ja milloin se on tehtävä.

Tehtävät näkyvät vain tehtäväluettelossani. Ne sisältävät kuvauksen tehtävästä ja milloin se on suoritettava. Kaikki, josta keskustelen tehtävästä, sijaitsee samassa paikassa, joten minun ei tarvitse käydä etsimässä kasaan muistiinpanoja, jotka liittyvät erilaisiin projekteihini. Lisäksi saan sähköposti-muistutuksia lähestymispäivästä. Se todella auttaa minua järjestämään aikani.

Pidän myös siitä, miltä koko juttu tuntuu pelistä “kuuma peruna”. Toimittaja antaa minulle tehtävän ja haluan nähdä, kuinka nopeasti voin välittää sen heille. Yritän saada tehtäväluetteloni tyhjennettyä – mutta olen vielä hallinnoinut sitä.

Asana antaa meille mahdollisuuden yhdistää monipuolinen ryhmä

WhoIsHostingThis.com-sivustolla tiimimme on hajallaan ympäri maailmaa. Vaikka monet meistä eivät ole koskaan tavanneet henkilökohtaisesti, voimme pysyä kaikkien projektiemme päällä ilman yhtä Asanan tapaamista!

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map